Aan iedereen die nog gelooft in sturen op productiviteit

Resultaten halen door ze af te dwingen 

Tot een jaar of vier geleden werkte ik voor een Operational Excellence aangestuurd bedrijf. Ik was daar Regiomanager. Net als veel anderen daar geloofde ik heilig in het (dagelijks) aansturen van alle medewerkers, immers: “Hoe harder je werkt, hoe beter de resultaten”. Het liefst maakte ik met iedereen een to-do-lijstje voor die dag en checkte ik eind van de dag of het behaald was. Zo niet, dan werd ik boos. “Waarom heb je me niet op de hoogte gebracht?” “Waarom heb je resultaat x niet behaald, ik zei toch dat je het zo moest doen?” Hetzelfde deed ik voor de resultaten week na week. Haalde je die niet, kwam ik daarachter, dan had je een probleem!

Op korte termijn behaalde ik daar best aardige resultaten mee. Medewerkers deden precies wat ik wilde, ik had lekker veel controle en kon zelfs in Excel mooie voorspellingen maken.

‘Spreadsheetmanagement’

Het bleef echter bij mooie voorspellingen. Ik denk dat ik vaker de Excel met voorspellingen heb moeten aanpassen, dan dat ik daadwerkelijk m’n doelen haalde. Al gauw verloren veel medewerkers de motivatie om elke week weer nieuwe (haalbare) afspraken met mij te maken, omdat ze wisten dat ik geïrriteerd zou zijn. Tenslotte ging het zelfs zo ver dat medewerkers begonnen te liegen over de behaalde resultaten. Uiteraard hun eigen schuld, vond ik. Totdat ze van baan veranderden…

Ik begreep toentertijd echt niet wat ik fout deed, m’n medewerkers deden toch precies wat ik van ze vroeg? Ik stuurde ze toch goed aan? Ze werkten toch hard?

Blunderen met leidinggeven

Met de kennis van nu begrijp ik dat ik aardig wat blunders heb begaan rondom leidinggeven. Misschien herken je het wel. Een medewerker doet totaal niet wat jij wilt of wat jullie hebben afgesproken. Een andere medewerker denkt dat zij het wel even kan, terwijl jij het al ver van tevoren fout ziet gaan. Hulp vragen, ho maar! Of een medewerker denkt dat hij het wel even lekker alleen kan doen om daarmee te bewijzen hoe goed hij wel niet is.

Digitalisering

Sinds een jaar of vier neem ik voor mijn werk een kijkje in de keuken bij verschillende bedrijven. Met veel belangstelling zie ik dat de fouten die ik ook maakte, nog steeds aan
de orde van de dag zijn. De grootste oorzaak: Het geloof in sturen op (individuele) productiviteit. Laten we daar heel snel mee stoppen.

Het sturen op productiviteit is een idee dat lang, lang geleden is ontstaan. Iets met
een lopende band, 6 dagen in de week, prikklokken, etc. Het is één van de erfenissen van
de derde industriële revolutie en had wat mij betreft lekker in de 20e eeuw achtergelaten kunnen worden. Het sluit namelijk totaal niet meer aan op de huidige digitale revolutie
(die al is ingezet toen je nog een cassettebandje in de auto afspeelde).

Mijn generatie (ik ben van 1987) heeft deze digitale revolutie van dichtbij ervaren.
Het verschil tussen hoe mijn ouders werkten en hoe mijn zoon gaat werken is enorm!

Met name in de zakelijke dienstverlening (waar ik veel rondloop) zie je het volgende gebeuren:

• Wat je op school hebt geleerd, is niet voldoende om je resultaten te halen
• Regelgeving, software, collega’s en vragen van klanten veranderen in een hoog tempo
• De tunnel van meer kennis vergaren heeft geen einde

Hoe geldt dat voor jou? Hoe vaak doe jij nog de hele dag dezelfde taken op dezelfde manier? Hoe afhankelijk ben je van je collega’s? Hoe voorspelbaar is jouw output nog? Hoe zorg jij voor een hoge productiviteit? Bij jezelf en bij anderen?

Hoe behaal je dan wel resultaten? Het antwoord is vrij simpel. Stuur op ontwikkeling! Wil je je productiviteit blijvend verhogen, zorg er dan voor dat je medewerkers zich sneller ontwikkelen dan medewerkers van concurrenten. ‘Get better in getting better!’

R = A * C

Laat ik deze stelling toelichten met een simpele formule (misschien wel té simpel,
maar hé…)

Resultaten = Activiteiten * Competenties

Vroeger haalde je ‘gewoon’ de beste mensen van school. Ze hadden een goede opleiding genoten en hadden competenties te over. De opleidingen sloten immers goed aan op
de functies in het bedrijfsleven. Laten we deze medewerkers inschalen op C = 5. Als je er dan voor zorgde dat ze hard werkten (A=9), kon je hele goede resultaten behalen: R = 45.

Tegenwoordig werkt het net even anders. Los van het feit dat goede medewerkers sowieso moeilijk te vinden zijn, zijn de kennis en de vaardigheden die je hebt geleerd morgen niet meer voldoende. Daarbij komt stiekem nog kijken dat wij millennials (en generatie X) wel wat luier zijn dan de babyboomers voor ons (ssstt!).

Zowel de Activiteiten (hard werken) als de Competenties (kennis en vaardigheden) staan dus onder druk. Als de A van 9 naar 6 gaat en de C van 5 naar 3 gaat, is de uitkomst nog maar 18. Van 45 naar 18 is dus een grote terugval!

Je kunt ervoor kiezen om de A dan weer te verhogen naar 15, maar ik denk dat het antwoord meer zit in de ontwikkeling van de Competenties. Als je niks doet om de competenties te ontwikkelen, zal C = 5 automatisch dalen. Je zult dus in actie moeten komen en zorgen dat je de C verhoogt. Het mooiste is dat de grens aan wat je kunt leren en ontwikkelen veel verder weg ligt, dan de grens aan hard werken. De rek is er bij een A van 15 echt wel uit, maar die C kan wel lekker doorstijgen…

Begrijp me niet verkeerd; zie dit niet als een pleidooi om alle taken, maar los te laten en alles op alles te zetten om de competenties te verhogen. Maar feit blijft dat veel organisaties nog steeds bezig zijn met het oude fabrieksdenken van de lopende band. Hoe zit dat bij jou? Stuur jij al meer op Competenties dan op Activiteiten?

Zo niet, dan heb ik een aantal tips voor je

Ik wil je namelijk heel, heel, heel graag helpen om af te stappen van het sturen op productiviteit. Omdat het niet meer werkt. Omdat mensen er niet blij van worden. Omdat het mensen over hun grenzen heen laat gaan. Omdat je team en de resultaten als een kaartenhuis in elkaar storten als jij weg bent.

• Lees ‘An Everyone Culture’ van Robert Kegan (Harvard) over hoe je een (leer)cultuur voor iedereen kunt ontwikkelen. (Best pittig, maar heel leerzaam!)

• Experimenteer met het loslaten van het sturen op productiviteit voor bijvoorbeeld een week, een maand of een kwartaal. Wat gebeurt er? Zijn de resultaten echt drastisch afgenomen? Of zijn ze gelijk gebleven? Of zelfs toegenomen?

• Organiseer voor je medewerkers een dagdeel in de week, waar ze zichzelf kunnen ontwikkelen. Geen werk, gewoon leren. Laat ze een boek lezen, podcast luisteren of een training/webinar volgen, laat ze wandelen met een collega of feedback vragen aan een klant.

• Absolute MUST: Wanneer een van je medewerkers naar een training of opleiding is geweest, zorg er dan voor dat hij/zij de andere medewerkers in een korte presentatie (max. 15 minuten) vertelt wat hij/zij heeft geleerd. Zo stimuleer je ‘meesterschap’, ontwikkel je een leercultuur en wie weet leer je er zelf ook nog wat van! En daarnaast verhoog je de ROI van de training/opleiding!

• Werk toe naar een proces om te leren. Dus geen losstaande heidagen of trainingsdagen meer. Bouw een ritme (bijvoorbeeld 1 dagdeel in de week) waar medewerkers aan de slag kunnen met hun ontwikkeling, in het kader van de afgesproken resultaten.